46、文件材料归档的重要性

党代表大会或党员大会闭幕后，及时将文件材料整理归档，建立起一套系统、完整的党代表大会或党员大会档案，是加强党的建设和健全党代表大会或党员大会制度的一项非常重要的工作。其重要性在于：第一，使本次换届会议的来龙去脉有据可查。第二，留下了宝贵的历史资料，为以后的换届工作提供借鉴。第三，对人事安排和换届选举工作等方面的材料进行整理、立卷、归档，该销毁的销毁，不散失，是保密工作的需要。第四，便于档案部门管理和有关部门使用。

47、文件材料的分类与归档

党代表大会或党员大会文件材料分类和归档的一般做法是：首先，做好文件材料收集整理。比如，召开大会的决定、请示，上级党委的批复、工作报告、候选人名单、选举办法、当选名单等，凡是与换届选举有关的重要文件材料都应收集齐全，并根据文书档案管理的有关规定，按照文件材料形成的规律、特点和内容，进行整理归类。其次，立卷归档。可以按内容立卷，即将内容基本上是反映同一方面问题的立在一个卷内，如将请示、报告、批复立一个卷，党委（纪委）候选人名单、候选人登记表、选举结果另立一个卷。也可以按时间顺序和工作程序立卷。立卷归档的材料要完整无缺，能反映出工作的全过程，特别是经领导审签的文件材料，一定要整理归档。

48、文件材料的管理

文件材料立卷并经复核后，档案管理人员要进行科学管理，以便使其得到合理有效的利用。

首先，要确定文件材料的保管期限。根据文件材料的特点、工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，把文件材料的保管期限划分为永久、长期和短期三种。对于没有立卷，仍有一定保存和使用价值的材料，可作短期保存。

其次，文件材料和保管要合乎要求。

（1）要配备坚固耐用的存放橱柜。

（2）排列整齐，便于管理和使用，不仅档案橱柜排列要整齐合理，而且文件材料的存放也要整齐合理。凡是立卷的，都应编号整齐地放入橱柜。打开橱柜，案卷题目、形成时间、卷宗序号一目了然。没有立卷作短期保存的，应单独存放。

（3）要有专人管理。管理人员要将所有存入文书档案的材料登记造册，做到底子清，心中有数。还要建立一套规范、适用的检索系统。

第三，要实行严格的文件材料查阅、借用制度。

（1）要严格查阅和借用手续。档案材料橱柜不得让无关人员翻阅。凡需查阅和借用的档案材料，必须经有关负责人同意，并填写《查阅借用档案登记册》。

（2）借用者必须爱护档案材料。不得拆散、圈划、涂改档案材料。未经管理人员或有关负责人同意，不得复制材料。

（3）及时催要。凡借用换届档案，查阅后必须及时归还；无正当理由，不及时归还的，管理人员应抓紧摧要，以免丢失或影响使用。          

（4）注意保密。党代表大会或党员大会后，一些人事安排材料仍属于保密材料，在管理和利用过程中要防止泄密。

49、会后工作总结的基本要求

党代表大会及党委、纪委第一次全会闭幕后，及时进行会后工作总结，对于健全党代表大会制度，不断提高党代表大会的质量，有着十分重要的意义。党代表大会从筹备到闭会，时间长、工作量大，涉及的方面多，其工作总结可分为全面工作总结和有关方面的工作总结。党的委员会一般应对大会的全面工作进行总结。有关方面的工作总结包括办公厅对整个会务工作进行总结；宣传部对大会宣传工作进行总结。工作总结要实事求是，要注意总结经验教训。